Email Management को उच्च स्तर पर कैसे लाएं।

यदि कई दिनों के बाद ईमेल इनबॉक्स खोलना आपको पागल कर देता है, तो शायद, आप नहीं जानते कि Email Management क्या होता है। हर दिन यह वही पुराना परिदृश्य होता है: आप महत्वपूर्ण संदेशों की जांच के लिए अपना इनबॉक्स खोलते हैं, लेकिन यह अनावश्यक समाचार अलर्ट, प्रचार ऑफ़र, ब्रांड न्यूज़लेटर, व्यक्तिगत ईमेल और बहुत कुछ से भरा होता है। बेशक, यह टर्न एक बर्बाद समय की ओर जाता है, जिसे आप अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर खर्च कर सकते हैं।

कुछ उपयोगी टिप्स देखें जो आपके Email Management को कम तनावपूर्ण और बहुत आसान बना देंगे:

Create Templates:

यदि आप ईमेल के साथ बहुत काम करते हैं, तो आप शायद कुछ एक ही तरह के उत्तर नियमित रूप से भेजते होंगे। तो इसलिए आप पहले से कुछ टेम्पलेट तैयार करलें। इससे प्रत्येक नए ईमेल को लिखते समय, कुछ ऐसे टेम्पलेट बनाने से जिनका आप बार-बार उपयोग करतें हैं, तो इससे आपको पहले की तुलना में बहुत अधिक समय बच जायगा।

Gmail में टेम्प्लेट कैसे बनाएं?

1. जीमेल खोलें और Compose पर क्लिक करें।
2. Compose विंडो में, अपना टेम्प्लेट टेक्स्ट दर्ज करें।
3. Click More Templates पर क्लिक करें।
4. एक विकल्प चुनें:
   • एक नया टेम्प्लेट बनाने के लिए, Save draft as template > Save as new template पर क्लिक करें।
   • पहले से सहेजे गए टेम्प्लेट को बदलने के लिए, Save draft as template पर क्लिक करें और Overwrite Template चुनें और एक टेम्पलेट चुनें और इसे ओवरराइट करने के लिए Save पर क्लिक करें।
5. (Optional) ईमेल भेजने के लिए, अपना संदेश Compose करें और Send पर क्लिक करें।

Emails के लिए समय निर्धारित करें:

आप हर दिन अपने ईमेल को मैनेज करने में कितना समय लगाते हैं? एक घंटा? 30 मिनट? कुछ घंटे? शायद आधा दिन?

आपको इस रूटीन के लिए एक शेड्यूल बनाना होगा। अन्यथा, समय उड़ जाएगा, और आप इसे नोटिस भी नहीं कर पाएंगे। उदाहरण के लिए, आप रोज़ाना 30 मिनट ईमेल पर काम करें और दिन का कोई हिस्सा इसके लिए फिक्स करें , ज़रूरत के अनुसार आप समय बढ़ा भी सकते हैं।

Email Management Software का प्रयोग करें:

Email Management के साथ अपने तनाव को कम करने के लिए Email Management सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। ऐसे एप्लिकेशन, स्पैम को कम करने, कनेक्टेड ईमेल के groups पर कार्रवाई करने, अवांछित न्यूज़लेटर्स और प्रचारों से सदस्यता समाप्त करने और आम तौर पर आपके ईमेल इनबॉक्स को आपकी पसंद के अनुसार व्यवस्थित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

Actions लें:

जब समय निर्धारित किया जाता है, तो आपको ईमेल के साथ काम करते हुए तुरंत नए मेसेज पर एक्शन लेना होगा। उदाहरण के लिए, बिना ज़रूरत के ईमेल डिलीट करें। और उन ईमेल का तुरंत उत्तर दें जिनमें 2 मिनट से अधिक की आवश्यकता नहीं होती है। याद रहे उन मेसेजेस के लिए अलग फ़ोल्डर बनाएं जिन्हें अधिक समय की आवश्यकता होती है और जिनका उत्तर बाद में देना चाहते हैं, आदि।

Gmail में फोल्डर कैसे बनाएं?

याद रहे जीमेल में, फ़ोल्डर्स को लेबल के रूप में संदर्भित किया जाता है। लेबल बनाने का तरीका है:

• Settings आइकन पर क्लिक करें।
• Label टैब पर जाएं।
• सबसे नीचे, Create New Label पर क्लिक करें.
• लेबल को नाम दें।
• Save क्लिक करें.

Unsubscribe करें:

जब आप किसी व्यावसायिक वेबसाइट, ब्लॉग, या अन्य स्रोतों पर, न्यूज़लेटर, अपडेट या प्रचार के लिए साइन अप करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप उनमें से हर एक दिन में बहुत सारे ईमेल्स प्राप्त करेंगे। आपको विश्वास हो सकता है कि बिक्री और सौदों से संबंधित ये ईमेल जो आपको उपयोगी लगेंगे।

हालांकि, आमतौर पर, वे केवल एक चीज करते हैं जो अव्यवस्था है। आपको इनबॉक्स से इन अवांछित (unwanted) ईमेल को बल्क में हटाने में लंबा समय और बहुत प्रयास लगेगा। इसलिए यदि आप किसी निश्चित स्रोत से कोई और मेसेजेस प्राप्त नहीं करना चाहते हैं तो ऐसे ईमेल्स रोकने का सबसे बेहतर उपाय Unsubscribe करना है।

द्वितीयक ईमेल का उपयोग:

ऑनलाइन खरीदारी के लिए किसी अन्य ईमेल एड्रेस का उपयोग करें। इस तरह, आप अपने मुख्य ईमेल एड्रेस पर खरीदे गए व्यावसायिक संस्थानों से सभी न्यूज़लेटर और प्रचार संदेश प्राप्त करने से बच सकते हैं। इसके अलावा, कभी-कभी स्पैमर ईमेल हेडर का अनुकरण ऐसा प्रतीत करते हैं जैसे वे वास्तविक संस्थानों से भेजे गए थे।

वास्तव में, ऐसे संदेशों का एकमात्र लक्ष्य आपके व्यक्तिगत डेटा से समझौता करना होता है। यदि आपको लगता है कि आपको संदेहास्पद ईमेल मिल रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए email verification tool से ईमेल पतों की जांच कर सकते हैं।

कस्टम नियम सेट करें:

जब आपके ईमेल इनबॉक्स को नियंत्रित करने की बात आती है, तो आप अपने स्वयं के नियम निर्धारित कर सकते हैं। अधिकांश ईमेल प्रदाताओं के फ़िल्टर, आने वाले संदेशों को संग्रह (archiving) करने, डिलीट करने और एक निश्चित फोल्डर में भेजकर क्रमबद्ध कर सकते हैं।

ईमेल फ़िल्टर वास्तव में एक उपयोगी टूल है जो आपके लिए बहुत सारे काम कर सकता है, आपको केवल एक बार सेट करना होगा। इससे सही इस्तेमाल से आपका बहुत समय बच जायगा।

निष्कर्ष

आपके ईमेल इनबॉक्स को स्वच्छ रखने के लिए हमारे ये सरल टिप्स आपके बहुत काम आएंगे। ऊपर कुछ उदहारण हमने जीमेल के बताएं हैं, यदि आप yahoo , outlook आदि जैसे दूसरे प्लेटफार्म का उपयोग करते हैं तब भी आप थोड़े बहुत बदलाव के साथ आसानी से नए templet, folders, या कस्टम सेटिंग कर सकते हैं।

यह भी पढ़ें:

अपने ब्राउज़र से Cookies को कैसे डिलीट करें?>>>

हेल्थ ऐप्स जो आपके दैनिक जीवन को आसान बनाते हैं।>>>

Apowersoft Background Eraser-ऑटोमैटिक बैकग्रॉउंड रिमूवर सॉफ्टवेयर>>>